MENGATUR PENGGANDAANDAN PENGUMPULAN DOCUMEN KANTOR

Pekerjaan perkantoran di zaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP.

Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain :

1. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.
2. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
3. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi.
4. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut :

1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.
3. Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.
6. Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.

MENGELUARKAN SURAT DARI SAMPUL

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

MENYORTIR SURAT

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

OBAT SAKIT GIGI ALAMI

• Minyak Cengkeh. Oleskan Minyak Cengkeh Ke gigi Yang berlubang. Cengkeh Punya manfaat antiseptik untuk membunuh kuman.
  
• Bawang putih. Jangan pedulikan bau kurang sedapnya. Bawang putih efetif mengurangi Sakit gigi Dan Gusi bengkak. CARANYA, haluskan bawang putih Satu Siung Bersama garam, Lalu tempelkan di tempat Yang Sakit. Rasanya agak Pedas Dan Panas, TAPI mujarab.
  
• Bawang merah. Sama saling melengkapi bawang putih, bawang merah juga Punya Zat antiseptik. Kunyahlah Satu Siung bawang merah untuk membunuh kuman di mulut secara merata. Kalau ADA gigi atau Gusi Yang Sakit, fokuskan untuk melumatkan bawang merah di tempat Yang Sakit. BISA juga, nama dan Kembali haluskan bawang merah dulu sebelum dipakai.
  
• Alpukat. Selain enak dijadikan jus, alpukat BISA mengurangi rasa Sakit di gigi. Cukup Satu sangrai biji alpukat, haluskan, Dan jadikan bubuk Mencari Google Artikel ditumbuk. Pemakaiannya Mencari Google Artikel memasukkan bubuk tersebut PADA gigi Yang lobang. Penghasilan kena pajak ITU, mampatkan Mencari Google Artikel Kapas.
  
• Cabai Hijau. MEDIA NUSANTARA perlu mengunyahnya untuk meredakan Sakit gigi. Cukup potong sedikit Ujung cabai, dibakar, Dan tempelkan Ke gigi Yang bermasalah saat cabai besuhu Hangat. Pemakaiannya doa Kali sehari sampai Sakit Reda.

MENANGANI PERJALANAN BISNIS

PRAKTEK MENANGANI  PERJALANAN BISNIS

Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan secara profesional

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan informasi yang diperlukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas; (2) membuat Itinerary; (3) mempersiapkan kelengkapan perjalanan;   (4) menjelaskan uang perjalanan, (5) mengurus pengangkutan; (6) mengurus penginapan; (9) membuat laporan biaya perjalanan

A Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan  dari segala jenis transportasi, bagaimana   prosedur nya, pelayanannya  serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah.

Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani  perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri.  Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?
3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?
4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.

B. Daftar  Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana  tentang kegiatan yang dilakukan selama   perjalanan. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan  dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.

Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan  sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan. Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar  perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi